Bestyrelsesarbejde i boligforeningen

Bestyrelsen er andelsboligforeningens daglige ledelse og har som sådan ansvar for andelsboligforeningens daglige drift: Herunder iagttagelse af lovgivningen, varetagelse af andelsboligforeningens formål og vedtægter samt effektuering af de på generalforsamlingen trufne beslutninger og den givne bemyndigelse.

Bestyrelsesmedlemmerne i andelsboligforeningen bør løbende spørge sig selv:

• Hvordan vedligeholder og udvikler bestyrelsen ejendommens forhold bedst muligt for andelsboligforeningens medlemmer.
• Hvorledes sikrer man den bedste økonomiske, juridiske og organisatoriske styring af foreningen.
• Er aktiviteterne i overensstemmelse med lovgivningen og andelsboligforeningens vedtægter.

Bestyrelsen varetager typisk følgende funktioner: 

• Godkendelse af nye andelshavere.
• Godkendelse af prisen for salg af andele.
• Syn af lejligheder ved fraflytning.
• Ansættelse af evt. vicevært.
• Tilrettelægning og styring af den løbende vedligeholdelse og fornyelse af ejendommen.
• Beslutninger om eksklusion af andelshavere.
• Forberedelse af generalforsamling.
• Opfølgning på generalforsamlingens beslutninger.
• Udarbejdelse af budget.
• Underskrivning af dokumenter i henhold til beslutning / bemyndigelse fra generalforsamlingen.
• Løbende samarbejde med administrator.
• På status-dagen oplyses andelskroneværdien som note til regnskabet.
• Redegørelse for bestyrelsens virke og dispositioner på generalforsamlingen.

Alle beslutninger, der går ud over den daglige drift af andelsboligforeningen, skal fremlægges til godkendelse på den ordinære eller en ekstraordinær generalforsamling.

For at få struktur på bestyrelsesarbejdet kan det anbefales, at bestyrelsen i en forretningsorden fastlægger procedurer og arbejdsform.

Formålet med forretningsordenen er:

• At sikre forsvarlige sagsbehandlinger.
• At sikre, at alle bestyrelsesmedlemmer har indsigt og indflydelse på beslutningerne.
• At anvise løsninger på eventuelle tvister.
• At give nye bestyrelsesmedlemmer en vejledning i, hvorledes bestyrelsesarbejdet forventes udført.

Udarbejdelsen af forretningsordenen er individuel for den enkelte forening. Forretningsordenen kan eksempelvis omfatte følgende:

• Opgavefordeling i bestyrelsen med evt. nedsættelse af udvalg, samt opgavefordeling mellem bestyrelse, administrator og evt. vicevært.
• Møder, herunder varsel, indkaldelsesform, medsendt materiale, hyppighed, antal, hvem der kan indkalde og hvem der kan deltage.
• Beslutningstagning vedrørende hvor mange der skal være til stede og evt. fuldmagt.
• Protokollat og referat, herunder hvilke basisoplysninger, der skal indføres i protokollen såsom:
• Tid og sted for mødet
• Hvem er til stede
• Hvem er beslutningsdygtige
• Dagsorden
• Enkelte medlemmers bemærkninger til protokollatet.
• Underskrifter
• Andre forhold, f.eks. om tavshedspligt, om opbevaring af materiale m.v.

Konklusionen er, at bestyrelsen bør udarbejde skriftlige retningslinjer for det daglige virke.
Dette sikrer en aktiv bestyrelse.

Skriftlige retningslinjer giver bestyrelsen overblik og overskud til at forebygge større problemområder, som ellers ville risikere at blive tilsidesat på bekostning af ophobede småproblemer i den daglige drift.